E-Mail-Empfang

Neben dem Upload in der Oberfläche und der API könnt ihr Dokumente auch per E-Mail einreichen. Jeder Dokumenttyp bekommt dafür eine eigene Empfangsadresse; angehängte PDFs laufen anschließend durch dieselbe Verarbeitung wie alle anderen Eingänge.

Empfangsadresse einrichten

Die Adressen verwaltet ihr pro Dokumenttyp unter Schnittstellen – erreichbar über den gleichnamigen Unterpunkt in der Seitenleiste, wenn ein Dokumenttyp geöffnet ist.

Im Abschnitt E-Mail-Empfang gibt es je Umgebung eine Adresse:

• Produktion – erzeugt Produktion-Läufe (erscheinen im Standard-Feed und in den Kennzahlen).
• Test – erzeugt Test-Läufe (siehe Scans & Ergebnisse).

Klickt Adresse erzeugen, um eine Adresse anzulegen, und Kopieren, um sie zu übernehmen. Eine Adresse sieht z. B. so aus:

k7f3a9x2q4m1p8t6@<eure-empfangsdomain>

Der zufällige Teil vor dem @ ist gleichzeitig Routing-Schlüssel und Geheimnis – behandelt ihn wie einen API-Schlüssel und teilt ihn nur mit den Absendern, die an diesen Dokumenttyp senden sollen.

Erlaubte Absender

Pro Adresse pflegt ihr eine Allow-List erlaubter Absender:

• Es werden nur gelistete Absender angenommen – als volle Adresse (scanner@firma.de) oder mit Platzhalter * (z. B. *@firma.de für eine ganze Domain, rechnung-*@firma.de für einen bestimmten Präfix).
• Ist die Liste leer, wird nichts angenommen. Eine frisch generierte Adresse akzeptiert also erst E-Mails, wenn mindestens ein Absender eingetragen ist.
• Für offene Postfächer (z. B. viele wechselnde Zulieferer) könnt ihr den Schalter „Alle zulassen“ aktivieren — dann wird der Absender nicht geprüft. Das ist bewusst opt-in und muss ausdrücklich eingeschaltet werden.

Mails von nicht zugelassenen Absendern werden verworfen.

Was verarbeitet wird

• Es werden nur PDF-Anhänge übernommen; der übrige Mailinhalt wird ignoriert.
• Jedes PDF wird zu einem eigenen Scan – eine Mail mit mehreren PDFs erzeugt mehrere Läufe.
• Absender, Betreff und Message-ID werden am Lauf als Herkunft festgehalten.
• Dieselbe Mail doppelt zugestellt erzeugt keinen doppelten Lauf.

Adresse rotieren oder deaktivieren

• Neu erzeugen (rotieren) – erstellt ein neues Token. Die bisherige Adresse wird sofort ungültig; Mails dorthin werden nicht mehr verarbeitet. Nutzt das, wenn eine Adresse in falsche Hände geraten ist.
• Aktiv/Inaktiv – schaltet den Empfang vorübergehend ab, ohne die Adresse zu ändern.

Voraussetzung

Damit Mails ankommen, muss die Empfangsdomain für euren Zugang eingerichtet sein. Ist noch keine Domain hinterlegt, zeigt die Oberfläche nur das Token an – wendet euch in dem Fall an euren Ansprechpartner.